Pengalaman Di DANU$ Department

Kali ini saya ingin share tentang pengalaman saya jadi salah satu tim DANUS atau lebih lengkapnya Dana dan Usaha di kepanitiaan makrab jurusan saya, Teknik Informatika UII.

Kita bahas makrab saya dulu. Tiap tahun jurusan saya Teknik Informatika UII mengadakan malam keakraban (makrab) untuk menyambut adik-adik baru atau bahasa kerennya MABA *huruf gede biar terkesan serem.

Dalam makrab ini MABA akan dipertemukan dengan panitia yang beranggotakan kakak-kakak angkatan mereka dua tahun ke atas serta semua orang di Teknik Informatika, mulai dari kakak tingkat 3 tahun ke atas, baik yang sudah alumni maupun sudah jadi dosen di UII, makrab itu bernama BIOS #2011 (Blend Informatics into One Soul #2011).

Dua tahun yang lalu sebenarnya saya tidak begitu tertarik menjadi panitia makrab setelah apa yang saya alami ketika menjadi peserta makrab. Saya berpikir "Gila, jadi peserta aja seremnya minta ampun, apalagi jadi panitia". Tapi... menjelang penyerahan formulir panitia terakhir entah setan mana yang membisikkan ke telinga saya untuk masuk ke department tersusah dalam kepanitiaan makrab ini. Tersusah dalam kerja dan tersusah pula dalam hal terkenalnya, yaitu DANA dan USAHA.

Untuk kalian yang anak SMA atau yang adik tingkat saya yang baru lulus maupun belum lulus dari MAN Model Palangkaraya. Cari duit zaman kuliah untuk suatu acara dengan zaman SMA itu berbeda! Pake banget! Apalagi dengan 'OSIS Kampus' saya yang berazaskan Student Government, tambah ribet lah birokrasinya.

Sekarang saya sudah berada di kepanitiaan BIOS #2012, sama seperti tahun sebelumnya ketika saya masih junior, buat mengeluarkan proposal aja nih ya, lamanya minta ampun! Atasan saya sih berkilah kalau zaman sekarang bikin proposal itu harus yang eye catching alias menarik mata, dibikinlah 'seindah' mungkin proposal sponsorship itu. Saya sih apa kata atasan saja, anak buah punya kuasa apa sih, walaupun waktu itu saya sudah menjabat Koordinator DANUS.

Kepanitiaan BIOS #2012 punya banyak masalah, mulai dari tidak adanya dana sepersen pun dari jurusan yang turun untuk membantu acara kami, kemudian munculnya saingan acara yang mempunyai konsep yang sama persis+dukungan dana dari jurusan+dosen, kekurangan peserta efek desas-desus negatif tentang acara makrab kami, proposal yang telat terbit, dan waktu yang sudah begitu mepet.

Tim DANU$ saya sebagai salah satu tulang punggung BIOS #2012 bersama panitia yang lain akhirnya banting tulang untuk mendapatkan dana. Mulai dari menjual baju bekas sumbangan dari panitia + mahasiswa + kakak tingkat satu jurusan, jualan risoles + aqua gelas ketika wisuda, jualan barang-barang yang bisa diloakkan, hingga jualan kripik usahanya alumni yang akan memberikan dana ketika kami mampu menjual kripiknya sesuai perjanjian. Hasilnya lumayan untuk menambah kekurangan dana kami. Asal kamu tahu saja, kami mulai mencari dana untuk BIOS #2012 itu dimulai dari 0 rupiah! Hal ini dikarenakan dana tahun lalu baru bisa digunakan setelah LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) tahun kemarin sudah selesai urusannya, itupun hanya sepersekian juta dari 80jt target BIOS #2012. Akhirnya tim Komisi C (Komisi Keuangan) beserta DANU$ BIOS #2012 menerapkan strategi sebagai berikut:

Daftarlah terlebih dahulu nama-nama perusahaan yang pemiliknya salah satu alumni jurusanmu, makin banyak maka akan lebih bagus.
Filter (saring) atau sederhananya pilah-pilih lagi daftar perusahaan tadi dengan cukup mewakili kategori tiap perusahaan. Contoh kategori minuman satu atau dua perusahaan, kategori makanan, kategori minuman energi, kategori makanan ringan, kategori provider, kategori dealer-dealer motor, dan sebagainya. Ingat! Tiap kategori satu perusahaan, jangan sampai ada dua perusahaan dengan kategori sama kamu ajak kerjasama karena itu melanggar etika dalam kerjasama sponsorship.
Telepon perusahaan yang sudah kamu daftar dan filter untuk membuat janji bertemu dengan bagian pemasaran tiap perusahaan. Kamu kalau menelpon usahakan dengan bahasa yang resmi dan nafas yang teratur sambil menawarkan kerjasama media partner / sponsorship.
Buat terlebih dahulu kerjasama atau serahkan proposal terlebih dahulu ke perusahaan media partner seperti Radio, Koran Harian, dan Stasiun TV lokal. Usahakan ketika menggaet satu media partner, ajak kerjasama juga partner dari perusahaan yang kita gaet tadi. Misalnya ketika kami berhasil menggaet Unisi Radio, kemudian kami juga mengajak kerjasama partner mereka Prambors Radio. Hal tersebut tidak melanggar etika sponsorship. Jangan sampai kita menggaet dua perusahaan yang saling bersaing. Misalnya Harian Tribun Jogja sudah kita gaet, kemudian tanpa kita kasih tahu pihak Tribun Jogja, kita adakan kerjasama dengan Koran Kedaulatan Rakyat yang notabene saingan. Bakal gigit jari nanti.
Ketika sudah diadakan kerjasama, barulah menarik perhatian atau menyerahkan proposal ke perusahaan alumni maupun non-alumni, itupun dibagi per-kategori seperti yang saya bilang di poin kedua.
Untuk sekedar informasi, lebih bagus bagi seorang Tim DANU$ apabila memiliki 'link' atau penghubung yang bisa memuluskan proposal kerjasama di dalam perusahaan. Makanya tadi saya bilang ajukan terlebih dahulu ke daftar perusahaan kepunyaan alumni. Sehingga chance diprosesnya ~~hubungan~~ proposal kita bisa lebih cepat.
Apabila tidak ada 'link', maka setidaknya sebuah acara minimal mengajukan proposal 2 bulan sebelum tahap diskusi kelanjutan sponsorship, sehingga chance mendapatkan dana lebih besar daripada acara makrab saya yang mengajukan proposal 3 minggu sebelum hari H ke pihak perusahaan.
Tambah dana melalui donatur, lebih baik dari alumni + dosen + keluarga panitia yang terkait saja.